提起活動策劃執(zhí)行方面,很多人都覺得摸不著頭腦,不知道該從哪下手,更不知道如何從細(xì)節(jié)方面去做具體的活動策劃執(zhí)行,而且一場活動辦下來,需要涉及到各個方面以及各部門的協(xié)調(diào),所以一定需要我們在進(jìn)行活動策劃前一定要有一個清晰地頭腦和有條理的思路。小編一共整理了100條注意事項(xiàng),由于篇幅有限,本篇文章先給大家總結(jié)了50個活動策劃需要注意的事項(xiàng)。
一、對甲方方面
1.達(dá)成活動策劃合作意向,簽定合同。
2.跟進(jìn)活動策劃合同在甲方的審批。
3.跟進(jìn)合同在自己公司的審批。
4.跟進(jìn)合同的首付款到賬。
二、策劃方面
5.選定活動策劃時間、地點(diǎn)、形式、規(guī)模、參與人物等,與甲方反復(fù)協(xié)商并最終確認(rèn)。
6活動策劃.時間:根據(jù)甲方推廣節(jié)點(diǎn),及主要人物檔期,選擇日期時間時長。
7.活動策劃地點(diǎn):酒店、會所、畫廊、酒吧、咖啡館,戶外則需備室內(nèi)B方案,連廊、灰空間或搭建大棚。
8.活動策劃規(guī)模:結(jié)合甲方需求,根據(jù)活動目標(biāo),設(shè)定人數(shù)規(guī)模。
9.活動策劃形式:發(fā)布會、論壇、沙龍、酒會、宴會、茶會、時尚秀、舞會、文藝演出、體育比賽、畫展、見面會等。
10.活動策劃創(chuàng)意亮點(diǎn):如服飾密碼、入場密碼等。
三、內(nèi)容方面
11.選定演員名單(歌手、舞者、主持人、模特,其他)。
12.向演員發(fā)出邀請,確認(rèn)檔期、價格、支付方式。
13.明確活動策劃節(jié)目類型、曲目、上場時間、時長、伴奏音樂、服裝、道具等。
14.論壇路演宣講會類:確認(rèn)宣講品牌、產(chǎn)品及宣講人,經(jīng)濟(jì)學(xué)家或品牌代表,發(fā)出邀請,確認(rèn)檔期、價格、支付方式。
15.確認(rèn)宣講用視頻文件、演示文件、音頻文件、道具等,及上場時間、時長、出現(xiàn)方式等。
16.酒會宴會茶會類:確認(rèn)場地,地理位置、容納體量、視音頻條件、場內(nèi)外布置等是否符合需求。
17.確認(rèn)餐單、酒水飲料單,確認(rèn)桌型、餐具等細(xì)節(jié)要求。
18.商定價格,簽定合同,支付預(yù)付款。
19.體育比賽類:確認(rèn)參與運(yùn)動員、裁判、教練及其他人員。
20.確認(rèn)活動策劃場地、布置、觀眾席、休息處等。簽定合同。
21.戶外活動類:確認(rèn)場地及整體路線是否符合要求。沿途所有布置的確認(rèn),比如跑步活動,確保全程通暢,沿途的供給站、起終點(diǎn)布置等。
22.大型活動有關(guān)政府部門審批:公安、交警、消防、城管、文化等。
23.自駕游、體育、戶外等活動,需與參與者簽定安全免責(zé)協(xié)議。
四、客戶方面
24.宜提前2-4周邀約客戶,通過電話、短信、微信、微博、APP通知、張貼海報等最大廣度深度邀約。
25.活動前1周再次聯(lián)系客戶確認(rèn)來否。
26.活動前3天再次聯(lián)系客戶確認(rèn)來否。
27.活動前1天再次聯(lián)系客戶確認(rèn)來否。
28.注意確認(rèn)人數(shù),1張邀請函僅含1位客戶,以確保人數(shù)與計(jì)劃基本一致。
29.編制和打印來賓名單,分為帶電話和不帶電話兩個版本,主要工作人員持有帶電話版本。
30.活動當(dāng)天向來賓發(fā)送短信,提醒時間、地點(diǎn)、流程、天氣、著裝要求、安全事項(xiàng)等。
五、場地、硬件方面
31.盡最早時間確認(rèn)活動策劃場地,簽定活動策劃場地租賃合同。
32.桌型:確保桌椅數(shù)量、質(zhì)量符合要求。
33.舞臺:確認(rèn)尺寸和高度,地面材質(zhì),升降機(jī)等。活動前1天完成搭建。
34.活動策劃舞臺背景:確認(rèn)LED屏幕或噴繪背景板,確認(rèn)舞美設(shè)計(jì)稿,活動前1天完成制作和安裝。
35.音響:確認(rèn)音控臺、電源箱、電線、線槽板、連接線、音響、話筒(手持、鵝頸、頭戴各需幾個)、話筒架、電腦等設(shè)備。活動前5小時到位,活動前2小時調(diào)試完畢。
36.燈光:確認(rèn)LED大屏、燈控臺、燈光架、各種燈的數(shù)量、電源及電線等設(shè)備?;顒忧?小時到位,活動前2小時調(diào)試完畢。
37.活動策劃其他設(shè)備:搖臂攝像機(jī),無人機(jī)攝像機(jī),干冰機(jī),泡泡機(jī),紙炮等。
38.大屏畫面內(nèi)容:根據(jù)節(jié)目單確認(rèn)內(nèi)容、排序。事先錄入電腦。
39.音樂:確認(rèn)暖場、開場、上場音樂,所有伴奏音樂排序。事先錄入電腦。
40.確認(rèn)宣講材料。事先錄入電腦。
41.后臺:預(yù)備演員換裝、化妝、候場空間,方便上下場。
42.化妝間要求:照明充足??紤]到化妝師長時間彎腰操作,盡量安排合適高度椅子和化妝師用高腳椅。如有水槽更佳。
43.造型間要求:有充足電源插座,方便各類美發(fā)小電器。
44.更衣室要求:設(shè)穿衣鏡、掛鉤等,如有鑰匙柜更佳。
45.貴賓休息廳:考慮貴賓動線,服務(wù)人員、茶水點(diǎn)心、鮮花等。
46.外部布置:簽到背景板、各種指示牌、紅地毯等的設(shè)計(jì)、制作、安裝。活動前1天完成。
47.車輛:確認(rèn)貴賓接送、來賓車輛動線、泊車位、保安引導(dǎo)等問題。
48.大型物料的提前進(jìn)場:如展示板、展示柜等。
49.小型飾物:氣球、彩帶、鮮花、席簽等。
50.工作人員休息處、飲用水、盒飯等。
這里就是小編為大家整理活動策劃執(zhí)行一系列服務(wù)100個注意事項(xiàng)的前50個,在下一篇中我們將會講到剩下的50個細(xì)節(jié)。
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